Alberghi e Privacy: No alla conservazione dei documenti degli ospiti

Alberghi, B&B, affittacamere e/o comunque chiunque ospiti soggetti all’interno di locali di proprietà non può conservare copie dei documenti d’identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario alla comunicazione dei dati alle autorità di pubblica sicurezza. A questa conclusione giunge il Garante per la protezione dei dati personali in una nota inviata alle associazioni di categoria del settore, anche alla luce dell’aumento di segnalazioni e violazioni dei dati personali registrate negli ultimi mesi.

Risulta noto, infatti, come la normativa imponga ai titolari di suddette attività di registrare i soggetti che beneficiano del servizio e di trasmettere i relativi dati alle autorità di pubblica sicurezza tramite il portale “Alloggiati Web”. Questo obbligo deriva dalla necessità di sicurezza nazionale, così da consentire alle autorità competenti di conoscere le generalità dei soggetti che soggiornano in determinate strutture ricettive. Da questo obbligo, però, non discende il diritto dell’imprenditore alla conservazione dei dati personali.

Invero, è altresì noto come negli ultimi tempi si sia diffusa, in particolare nei rapporti con soggetti non totalmente professionisti (affitta camere di AirBnB, ad esempio), la pratica di fotografare i documenti con supporti digitali o di richiederne l’invio. Questi comportamenti, sottolinea il Garante, espongono ingiustificatamente gli interessati a rischi concreti, tra cui furti d’identità e accessi illeciti ai dati personali.

L’Autorità evidenzia come, per le finalità sopra riportate, non sia necessario archiviare le fotografie dei documenti e/o le copie degli stessi bensì basta, come più volte ribadito, che venga archiviata la semplice ricevuta emessa dal servizio digitale di invio dei nominativi, così da consentire l’eliminazione delle copie, digitali o meno, degli originali.

Alla luce della gestione di simili dati da parte degli albergatori e simili, sorge in capo a questi ultimi l’obbligo di adottare misure adeguate per la protezione dei dati e istruire correttamente il personale incaricato della loro raccolta e gestione.

È stato ricordato, infine, che in caso di violazione dei dati personali – data breach – scattano obblighi specifici, tra cui la notifica al Garante entro 72 ore e, nei casi più gravi, anche la comunicazione della violazione agli interessati.

Insomma, ancora una volta, sulla spinta della sempre più necessaria tutela della privacy, anche nell’ambito digitale, sono stati aggravati gli obblighi a soggetti professionisti e non che gestiscono importanti quantità di dati sensibili.